Een maintenance management systeem (CMMS) gebruik je door werkorders aan te maken, onderhoudsschema’s in te plannen, inventaris bij te houden en prestaties te monitoren via een centraal digitaal platform. Je start met het inventariseren van je assets, traint je team in het systeem en voert stapsgewijs je onderhoudsprocessen in. Door dagelijks werkorders te registreren, uitgevoerd onderhoud vast te leggen en de gegenereerde data te analyseren, optimaliseer je je onderhoudsstrategieën en verlaag je de kosten.

Wat is een maintenance management systeem precies?

Een maintenance management systeem is software die je helpt om al je onderhoudsactiviteiten digitaal te organiseren en beheren. Het systeem biedt vier hoofdfunctionaliteiten: het plannen van preventief onderhoud, het aanmaken en volgen van werkorders, het beheren van je voorraad onderdelen en het genereren van gedetailleerde rapportages over je onderhoudsprocessen.

In plaats van werken met papieren formulieren en Excel-sheets, heb je met een CMMS alle informatie op één plek. Je plant bijvoorbeeld wekelijks onderhoud voor je machines rechtstreeks in het systeem, waarbij het automatisch herinneringen stuurt naar de verantwoordelijke monteurs. Werkorders maak je aan met een paar klikken, inclusief alle benodigde informatie zoals locatie, prioriteit en benodigde onderdelen.

Het inventarisbeheer binnen een CMMS voorkomt dat je zonder belangrijke onderdelen komt te zitten. Je stelt minimumvoorraden in en het systeem waarschuwt je wanneer het tijd is om bij te bestellen. Alle uitgevoerde werkzaamheden worden vastgelegd, waardoor je een compleet onderhoudshistorie opbouwt voor elke asset. Deze digitalisering zorgt voor betere communicatie tussen technische teams, minder stilstand van machines en lagere onderhoudskosten.

Hoe start je met de implementatie van een maintenance management systeem?

De implementatie van een CMMS begin je met het maken van een complete inventarisatie van al je assets. Dit betekent dat je elke machine, installatie of apparaat registreert met unieke identificatienummers, locaties en technische specificaties. Vervolgens stel je voor elk asset onderhoudsschema’s op, waarbij je rekening houdt met fabrieksaanbevelingen en je eigen ervaringen.

Het trainen van je medewerkers is de volgende belangrijke stap. Plan meerdere trainingssessies waarin je team leert werken met het systeem. Begin met de basishandelingen zoals het aanmaken van werkorders en het afmelden van taken. Geef monteurs de tijd om te wennen aan het digitale werken en wijs enkele superusers aan die collega’s kunnen helpen bij vragen. Voor uitgebreide training en ontwikkeling van je team kun je gebruik maken van een professionele academy.

Voor een soepele overgang importeer je bestaande data uit je huidige systemen. Dit kunnen Excel-bestanden zijn met onderhoudsgeschiedenis, leveranciersgegevens of voorraadlijsten. Test het systeem eerst met een kleine groep assets voordat je het volledig uitrolt. Maak duidelijke afspraken over wie wat mag doen in het systeem en stel gebruikersrechten in. Na ongeveer drie maanden evalueer je het gebruik en pas je waar nodig processen aan.

Welke dagelijkse taken voer je uit in een maintenance management systeem?

Je dagelijkse werkzaamheden in een CMMS beginnen meestal met het controleren van nieuwe werkorders en het toewijzen daarvan aan beschikbare monteurs. Je bekijkt de planning voor de dag, controleert of alle benodigde onderdelen aanwezig zijn en past indien nodig prioriteiten aan op basis van urgentie of beschikbaarheid van resources.

Monteurs gebruiken het systeem om hun toegewezen werkorders te bekijken, vaak via een mobiele app op hun telefoon of tablet. Ze registreren de starttijd van hun werkzaamheden, noteren welke onderdelen ze gebruiken en documenteren eventuele bijzonderheden die ze tegenkomen. Na afronding van het werk vullen ze de werkorder aan met uitgevoerde handelingen, gebruikte tijd en eventuele vervolgacties die nodig zijn.

Andere routine taken zijn het monitoren van asset prestaties via het dashboard, het bijwerken van de onderdelenvoorraad na gebruik en het controleren van meldingen over aankomend preventief onderhoud. Operators kunnen storingen direct melden in het systeem, waardoor de onderhoudsafdeling snel kan reageren. Aan het einde van de dag controleer je of alle werkorders correct zijn afgehandeld en plan je eventueel doorgeschoven werk opnieuw in.

Hoe gebruik je data uit je maintenance management systeem voor betere beslissingen?

De data uit je CMMS geeft je inzicht in belangrijke prestatie-indicatoren zoals MTBF (Mean Time Between Failures), onderhoudskosten per asset en de gemiddelde doorlooptijd van werkorders. Door deze KPI’s regelmatig te analyseren, ontdek je patronen en trends die je helpen bij het nemen van onderbouwde beslissingen over je onderhoudsstrategieën.

Je kunt bijvoorbeeld zien welke machines het vaakst uitvallen en waarom. Als een bepaalde pomp elke drie maanden storing geeft, kun je onderzoeken of preventief onderhoud vaker moet plaatsvinden of dat vervanging voordeliger is. De kostenrapportages tonen je precies hoeveel je uitgeeft aan onderdelen, externe diensten en arbeid per asset, waardoor je je budget beter kunt plannen.

Werkorder analyses helpen je om de efficiëntie van je onderhoudsafdeling te verbeteren. Je ziet hoeveel tijd monteurs gemiddeld nodig hebben voor bepaalde taken en waar vertragingen ontstaan. Met deze informatie kun je trainingsbehoeften identificeren, werkprocessen optimaliseren en realistische planningen maken. Door trends in storingen te analyseren, schakel je over van reactief naar proactief onderhoud, wat resulteert in minder ongeplande stilstand en lagere totale onderhoudskosten.

Conclusie: maximaal rendement uit je maintenance management systeem

Het succesvol gebruiken van een CMMS vraagt om continue aandacht voor verbetering en ontwikkeling. Zorg dat je team regelmatig trainingen volgt om nieuwe functies te leren kennen en bestaande processen te verfijnen. Maak het een gewoonte om maandelijks de gegenereerde rapporten te bekijken en acties te ondernemen op basis van de data die je verzamelt.

Best practices voor effectief CMMS-gebruik zijn het consequent invoeren van alle onderhoudsactiviteiten, het up-to-date houden van asset-informatie en het actief gebruiken van de planningsfuncties. Betrek je hele team bij het verbeteren van processen en vraag regelmatig feedback over het systeem. Door data-gedreven beslissingen te nemen over preventief onderhoud, voorraadniveaus en resource-planning, haal je het maximale uit je investering.

Voor technische professionals die ervaring hebben met maintenance management systemen zijn er volop carrièremogelijkheden in de markt. Bij Detalent helpen we je graag om de volgende stap in je carrière te zetten, of je nu specialist bent in CMMS-implementaties of een ervaren maintenance engineer die zoekt naar een nieuwe uitdaging. Bekijk onze actuele maintenance vacatures om te ontdekken welke mogelijkheden er voor jou zijn.